Datenschutzrichtlinie für CreatorOS WhatsApp

1. Verantwortlicher

Vertreten durch Kevin Ushky und Philip Knuth.

2. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung von Betroffenenrechten können an business@lebenwiekevin.com gerichtet werden. Bitte übermitteln Sie dabei keine zusätzlichen sensiblen Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht erforderlich sind.

3. Zweck der Datenverarbeitung

CreatorOS WhatsApp ist ein internes, erlaubnisbasiertes Management-System. Es wird eingesetzt, um bewusst an die vorgesehene CreatorOS-WhatsApp-Nummer gesendete Nachrichten entgegenzunehmen, zugelassene Absender zu prüfen, erlaubte Management-Anfragen zuzuordnen, erforderliche interne Informationen abzurufen und eine interne Antwort bereitzustellen. Weitere Zwecke sind die Erkennung doppelter Nachrichten, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz.

Die Integration analysiert kein privates WhatsApp-Postfach, ruft keine persönlichen Chat-Verläufe ab und verarbeitet nicht automatisch alle Nachrichten, die eine Person über WhatsApp erhält.

4. Welche Daten verarbeitet werden

Abhängig von Nachricht, Konfiguration und angefragter Funktion können folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer der absendenden und empfangenden Seite;
• WhatsApp-Profilname, soweit von WhatsApp übermittelt;
• Inhalt der bewusst an CreatorOS gesendeten Nachricht;
• WhatsApp Message ID, Datum und Uhrzeit;
• technische Zustell-, Status-, Geräte- und Verbindungsinformationen;
• Ergebnis der Command- und Intent-Klassifikation;
• interne CreatorOS-Antwort;
• minimierte Audit-, Sicherheits- und Fehlerdaten;
• verknüpfte Managementinformationen, soweit sie für die konkrete Anfrage erforderlich sind.

Bitte senden Sie über diesen Kanal keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Zugangsdaten, Zahlungsdaten oder sonstige Informationen, die für die Management-Anfrage nicht erforderlich sind.

5. WhatsApp Business Platform und Meta

Für den Nachrichtentransport wird die WhatsApp Business Platform von Meta eingesetzt. Wenn Sie eine Nachricht an die CreatorOS-WhatsApp-Nummer senden, verarbeitet Meta insbesondere Telefonnummern, mögliche Profilinformationen, Nachrichteninhalte, Message IDs sowie Zustell- und Statusinformationen. Ergänzend gelten die jeweiligen Datenschutzhinweise von WhatsApp und Datenverarbeitungsbedingungen von Meta.

6. CreatorOS und automatisierte Verarbeitung

CreatorOS prüft zuerst, ob die absendende Telefonnummer zugelassen ist. Erst danach wird eine Nachricht einer fest definierten, lesenden Anfrageart zugeordnet. Abhängig von der Anfrage können begrenzte Informationen aus angebundenen Management-Systemen abgerufen und zusammengefasst werden.

CreatorOS verwendet die Nachrichten nicht zum Aufbau eines allgemeinen KI-Trainingsdatensatzes und trainiert damit kein eigenes allgemeines KI-Modell. Soweit für eine aktivierte Funktion die OpenAI API eingesetzt wird, kann der für die Anfrage erforderliche Text an OpenAI übermittelt werden. OpenAI erklärt, API-Daten standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle zu verwenden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich einer Datenfreigabe zugestimmt hat. Für Sicherheits- und Missbrauchskontrollen können nach Angaben von OpenAI standardmäßig Protokolle für bis zu 30 Tage gespeichert werden, sofern keine abweichenden Kontrollen oder gesetzlichen Pflichten gelten.

7. Eingesetzte Dienstleister

Je nach aktivierter Funktion können folgende Dienstleister eingesetzt werden:

• Meta / WhatsApp Business Platform: Empfang und Versand von WhatsApp-Nachrichten sowie technische Nachrichten- und Statusdaten;
• n8n Cloud, n8n GmbH: technische Ausführung und Steuerung des automatisierten Workflows;
• Notion, Notion Labs, Inc.: begrenzter Abruf freigegebener Managementinformationen;
• Supabase: Speicherung und lesender Abruf freigegebener CreatorOS-Brain-Daten und technischer Auditinformationen;
• Render, Render Services, Inc.: Hosting dieser Seite und des lesenden CreatorOS-Brain-Dienstes;
• OpenAI API: optionale semantische Verarbeitung des erforderlichen Abfragetextes;
• Google / Gmail: optionaler, begrenzter Abruf geschäftlicher Kommunikationsinformationen, sofern aktiviert und für die Anfrage erforderlich.

Nicht jede Anfrage wird an alle genannten Dienstleister übermittelt. Es werden nur die für die konkret aktivierte Funktion erforderlichen Systeme angesprochen. Diese Seite setzt selbst keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Kontext insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie für einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO bei rechtlichen Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für sichere und effiziente interne Creator- und Unternehmensorganisation sowie IT-Sicherheit oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, soweit im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wird.

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen werden Umfang, Erforderlichkeit und mögliche Auswirkungen auf betroffene Personen berücksichtigt.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur interne Personen und technische Dienstleister, die sie für die beschriebenen Zwecke benötigen. Dienstleister werden, soweit rechtlich erforderlich, auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung eingesetzt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf der über CreatorOS WhatsApp erhaltenen Daten findet nicht statt.

10. Übermittlung in Drittländer

Einige Dienstleister haben ihren Sitz oder Unterauftragnehmer außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Dabei können Daten insbesondere im Vereinigten Königreich oder in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Soweit kein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss besteht, erfolgen Übermittlungen nur auf einer nach Art. 44 ff. DSGVO vorgesehenen Grundlage, insbesondere mit geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls zusätzlichen Schutzmaßnahmen.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Zweck, Systemsicherheit, Bearbeitung der Anfrage oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Message IDs können zur Erkennung doppelter Zustellungen für bis zu sieben Tage gespeichert werden. Der Workflow ist so konfiguriert, dass erfolgreiche oder fehlerhafte Ausführungen nicht als vollständige Nachrichtenprotokolle gespeichert werden. Technische Protokolle, Sicherheitsdaten und Backups können durch beteiligte Anbieter nach deren vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben vorübergehend gespeichert werden.

Geschäftliche Informationen, die unabhängig von WhatsApp bereits in angebundenen Management-Systemen bestehen, unterliegen den dort geltenden Lösch- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

12. Sicherheitsmaßnahmen und Datenminimierung

• verschlüsselte Übertragung über HTTPS;
• Beschränkung auf ausdrücklich zugelassene Telefonnummern;
• Absenderprüfung vor Klassifikation und nachgelagerten Abfragen;
• feste Liste erlaubter, lesender Anfragearten;
• Begrenzung von Nachrichtenlänge, Ergebniszahl und Antwortlänge;
• Erkennung doppelter Nachrichten;
• Maskierung oder Entfernung von Zugangsdaten und anderen Geheimnissen;
• keine Ausgabe vollständiger sensibler E-Mail-, Vertrags-, Rechnungs- oder Deal-Inhalte über WhatsApp;
• keine automatische Freigabe von Preisen, Verträgen, Nutzungsrechten oder Deals;
• rollen- und zweckgebundener Zugriff auf angebundene Systeme.

Trotz angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen kann bei internetbasierter Datenübertragung keine absolute Sicherheit garantiert werden.

13. Keine ausschließlich automatisierten rechtsverbindlichen Entscheidungen

CreatorOS WhatsApp trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. Insbesondere werden keine Verträge angenommen, Deals bestätigt, Preise verbindlich zugesagt, Nutzungsrechte freigegeben oder externe geschäftliche Nachrichten ohne menschliche Freigabe versendet.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft. Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an business@lebenwiekevin.com. Zur sicheren Zuordnung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein.

15. Widerruf und Widerspruch

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden. Die Verarbeitung wird dann beendet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen.

16. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere zuständig:

datenschutz.hessen.de

17. Löschung von Daten

Löschungsanfragen können an business@lebenwiekevin.com gerichtet werden. Für die Zuordnung sind in der Regel die verwendete WhatsApp-Nummer und ein ungefährer Zeitraum ausreichend. Nach erfolgreicher Prüfung werden betroffene Daten in den von Lebenwiekevin kontrollierten Systemen gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen.

18. Aktualisierung dieser Datenschutzrichtlinie

Diese Datenschutzrichtlinie wird angepasst, wenn sich Funktionen, Datenflüsse, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar. Wesentliche Änderungen werden mit einem aktualisierten Stand gekennzeichnet.